Ordinaria y extraordinaria
| Ordinaria | Extraordinaria | |
|---|---|---|
| Cuándo | Al menos una vez al año, en el mes que señale el Reglamento o a los 365 días de la última (art. 61) | Cuando haya necesidades imprevistas o urgentes (art. 64) |
| Quién convoca | Un miembro de la Junta Directiva (art. 61). Si pasan dos meses sin que la Junta convoque, el 20 % de los propietarios al día, por derecho propio (art. 63) | La Junta Directiva, el administrador o, si no la convocan en 48 horas, el 20 % de los propietarios al día (art. 64) |
| Anticipación | Entre 10 y 20 días calendario (art. 62) | Entre 3 y 5 días calendario (art. 65) |
Qué debe decir la convocatoria
Según el artículo 66, como mínimo:
- Fecha en que se hace la convocatoria.
- Clase de reunión: ordinaria o extraordinaria.
- Fecha y hora de la reunión.
- Lugar o medio tecnológico.
- Agenda de los temas a tratar.
- Nombre y cargo de quien convoca. Si es por derecho propio, la firma de los propietarios que convocan con los datos de inscripción de sus unidades.
Se comunica por escrito a cada unidad o por el medio tecnológico que haya indicado cada propietario (art. 62).
Los documentos de la Asamblea anual
A la convocatoria de la Asamblea ordinaria anual se adjuntan el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos elaborados por el administrador y refrendados por un contador público autorizado, el informe de gestión de la Junta Directiva y, si la Asamblea lo había requerido, el estado financiero auditado (art. 62).
«[…] deberán ser enviados obligatoriamente a cada uno de los propietarios […] con no menos de quince días calendario de antelación a la fecha de la reunión de la Asamblea de Propietarios; de no cumplir con este requisito, la reunión no se llevará a cabo.»
Por eso, aunque el artículo 62 permite convocar con diez días, en la práctica conviene hacerlo con quince días o más.
Quórum
- Primera convocatoria: más de la mitad de los propietarios, sin importar cuántas unidades tenga cada uno (art. 67).
- Una hora después sin quórum: el secretario levanta un acta con los asistentes y la Asamblea puede sesionar con el 20 % de los propietarios. Las decisiones se toman por mayoría de los presentes al día, salvo que la ley exija otro porcentaje.
- Segunda convocatoria: el quórum lo forman quienes asistan, y las decisiones se aprueban por mayoría simple de las unidades al día.
La reunión puede ser presencial, por medio tecnológico o mixta, con audio y video validable. El propietario debe participar como mínimo con audio (art. 67).
Quién vota y quién preside
- Cada unidad inscrita tiene un voto. Las unidades que no están al día al momento de votar solo tienen derecho a voz (art. 51).
- Preside el presidente y, en su ausencia, el vicepresidente, el secretario, el tesorero o el vocal, en ese orden. Quien presida debe estar a paz y salvo (art. 69).
- Las decisiones que requieren una votación calificada (cambiar la cuota, usar el Fondo para Imprevistos, reformar el Reglamento) tienen sus propios porcentajes. Están en la tabla de la guía de la Ley 284 para juntas directivas.
Poderes
- El propietario puede hacerse representar por un mandatario que no tiene que ser propietario (art. 68).
- Si una unidad tiene varios dueños, deben designar a uno solo. Una empresa propietaria se representa por una sola persona natural, que no tiene que ser el representante legal.
- El poder puede ser físico, público, privado o electrónico, y debe incluir como mínimo los datos del propietario, el nombre del apoderado y la unidad por número de finca y número de unidad.
- Se recomienda entregarlo 24 horas antes, pero se acepta hasta el momento de verificar el quórum.
- El administrador no puede representar a ningún propietario.
El acta
El artículo 71 fija su contenido mínimo: número y clase de reunión, nombre del P.H., lugar o medio, fecha y hora, transcripción de la convocatoria, lista de asistentes con número de unidad y finca, quórum, quiénes presidieron, asuntos tratados, propuestas con los votos, horas de inicio y cierre, y firmas del presidente y del secretario.
- En tres días calendario: la administración comunica a los propietarios un resumen de las decisiones.
- En diez días calendario: se emite el acta.
- Reunión virtual: el secretario de la Junta guarda un archivo digital como prueba.
- Elección de Junta Directiva o de administrador: el acta se inscribe en el Registro Público (art. 72).
Preguntas frecuentes
¿Con cuántos días se convoca una Asamblea ordinaria de un P.H.?
Con no menos de 10 ni más de 20 días calendario (art. 62). Como el presupuesto y el informe de ingresos y egresos deben llegar con 15 días de antelación o la reunión no se lleva a cabo (art. 95), conviene convocar con 15 días o más.
¿Un propietario moroso puede votar en la Asamblea?
No. Las unidades que no están al día en sus cuotas al momento de la votación solo tienen derecho a voz (art. 51).
¿Se puede hacer la Asamblea por videollamada?
Sí. La Ley 284 permite reuniones presenciales, por medio tecnológico o mixtas, con audio y video validable. Cada propietario debe participar como mínimo con audio (art. 67).
¿Qué pasa si no hay quórum?
Si una hora después de la hora fijada no hay quórum, se levanta un acta y la Asamblea puede sesionar con el 20 % de los propietarios. También se puede fijar una segunda convocatoria, en la que el quórum lo forman los asistentes (art. 67).
Resumen elaborado por ACSSA con fines informativos a partir de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial Digital 29476-C). No sustituye la asesoría legal ni lo que disponga el Reglamento de Copropiedad de cada P.H.